Młodszy Specjalista ds. obsługi administracyjnej K/M

Opis stanowiska: 

• wykonywanie prac administracyjno-biurowych – obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej,  
• obsługa systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, w tym rejestracja korespondencji,
• obsługa firmowej poczty elektronicznej, monitorowanie zawartości skrzynki sekretariat@pim.poznan.pl oraz odpowiednia dystrybucja i rejestracja otrzymanych e-maili,
• monitorowanie zawartości skrzynki eDoręczeń oraz odpowiednia dystrybucja otrzymanych wiadomości;
• wysyłanie poczty poprzez eDoręczenia;
• przyjmowanie, przekierowywanie i łączenie rozmów telefonicznych, obsługa dedykowanego systemu telefonicznego,
• wykonywanie pozostałych czynności kancelaryjnych,
• prowadzenie ewidencji kart PEKA i użytkowania samochodów służbowych,
• prowadzenie terminarza wynajmu sal konferencyjnych i samochodów służbowych,
• koordynacja wewnętrznego obiegu dokumentów wg obowiązujących w Spółce zasad oraz wytycznych Zarządu — przygotowanie kopii, skanów, dystrybucja, zapewnienie właściwego przepływu informacji,
• przekazywanie dokumentów, informacji oraz weryfikacja pism pod podpis Zarządu,
• przygotowywanie dokumentacji na potrzeby Zarządu,
• merytoryczne potwierdzanie faktur w zakresie kompetencji,
• przygotowanie projektów pism zgodnie z poleceniem Przełożonego,
• prowadzenie rejestru zaproszeń skierowanych do Zarządu oraz formułowanie odpowiedzi,
• koordynacja i organizacja spotkań – w tym rezerwacja sal, wysyłka zaproszeń, koordynacja obecności, zapewnianie zasobów, obsługa gości i interesantów, dbanie o terminowość spotkań,
• koordynacja i organizacja spotkań z udziałem Zarządu, w tym organizacja i obsługa posiedzeń Zarządu - rezerwacja sal, samochodów, wysyłka zaproszeń, koordynacja obecności, zapewnianie zasobów, opieka nad gośćmi, dbanie o terminowość spotkań, organizacja cateringu,
• planowanie i dokonywanie rezerwacji spotkań i podróży służbowych Zarządu,
• obsługa Spółki w zakresie organizacji spotkań, obsługa gości Spółki,
• dbałość o porządek w recepcji, salach konferencyjnych i przestrzeni wspólnej Spółki oraz wystrój Biura,
• dbałość o komunikację wewnętrzną i zewnętrzną oraz współpraca z pracownikami spółki i poszczególnymi pionami,
• dbanie o sprawny przepływ informacji pomiędzy Zarządem a pracownikami Spółki,
• dbałość o zaopatrzenie w artykuły biurowe i spożywcze oraz odpowiedni serwis dostawczy na potrzeby Zarządu,
• współtworzenie pozytywnego wizerunku firmy,
• bieżąca współpraca i nadzór nad firmą sprzątającą,
• bieżąca współpraca z firmami dostarczającymi urządzenia eksploatowane w Spółce i nadzór nad ich eksploatacją;
• współpraca zakresie w organizacji spotkań integracyjnych dla pracowników Spółki,
• realizacja innych poleceń Przełożonego lub członków Zarządu związanych z zakresem zadań zespołu.

Wymagania konieczne: 

• wykształcenie wyższe administracyjne, ekonomiczne, zarządzanie
• doświadczenie zawodowe - min. 2 lata w tym 1 rok na stanowiskach związanych z  obsługą kancelaryjną
• bardzo dobra znajomość obsługi MS Office oraz obsługi urządzeń biurowych
• bardzo dobra organizacja pracy własnej

Wymagania pożądane (dodatkowe): 

• komunikatywność,
• odpowiedzialność,
• umiejętność pracy w zespole,
• dobra znajomość MS Office i łatwość przyswajania wiedzy w zakresie innych systemów informatycznych,
• umiejętność działania w sytuacji stresowej i pod presją czasu,
• bardzo dobra organizacja pracy własnej,
• wysoka kultura osobista.

Oferujemy: 

• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę-praca wyłącznie stacjonarna;
• system premiowy i nagród,
• niezbędne narzędzia pracy,
• dostęp do dodatkowej opieki medycznej oraz zajęć rekreacyjno-sportowych.

Zainteresowanych prosimy o przesłanie do dnia 25 kwietnia 2026 r. CV oraz listu motywacyjnego na adres kadry@pim.poznan.pl. 

Informujemy, że skontaktujemy się z tylko wybranymi kandydatami.

Prosimy o składanie ofert wyłącznie w języku polskim.